تنخواه چیست و چرا به آن نیاز داریم؟ راهنمای کامل
۱۴۰۳/۸/۸
تنخواه، ابزاری ضروری برای مدیریت هزینه‌های روزمره
تنخواه به وجه نقدی گفته می‌شود که از طرف واحد مالی یک سازمان یا شرکت به کارمندان یا افراد مشخصی اعطا می‌شود تا هزینه‌های خرد و روزمره را پرداخت کنند. این مبلغ به صورت دوره‌ای به فرد تنخواه دار پرداخت می‌شود و او موظف است تمام هزینه‌های انجام شده را با ارائه رسید و فاکتور تایید کند.
چرا به تنخواه نیاز داریم؟
تسریع در انجام امور : با وجود تنخواه، نیازی به طی کردن مراحل طولانی برای پرداخت هزینه‌های کوچک نیست و کارها با سرعت بیشتری انجام می‌شود.
کنترل هزینه‌ها : با ثبت دقیق هزینه‌ها و ارائه رسید، می‌توان بر هزینه‌های انجام شده نظارت دقیق‌تری داشت و از بروز هرگونه اختلاس یا سوء استفاده جلوگیری کرد.
سهولت در انجام پرداخت‌ها : بسیاری از پرداخت‌های خرد مانند هزینه‌های ایاب و ذهاب، پذیرایی و خرید لوازم اداری با استفاده از تنخواه به راحتی انجام می‌شود.
انواع تنخواه
تنخواه‌ها به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
تنخواه ثابت : مبلغ مشخصی به عنوان تنخواه به فرد پرداخت می‌شود و تا پایان دوره (مثلا یک ماه) ثابت می‌ماند.
تنخواه متغیر : مبلغ تنخواه بر اساس هزینه‌های پیش‌بینی شده برای یک دوره تعیین می‌شود و در صورت نیاز مبلغ آن تغییر می‌کند.
مراحل مدیریت تنخواه
تعیین فرد تنخواه دار : فردی که مسئولیت مدیریت تنخواه را بر عهده دارد باید دارای حسن شهرت و قابل اعتماد باشد.
تعیین مبلغ تنخواه : مبلغ تنخواه باید متناسب با حجم کار و نیازهای سازمان تعیین شود.
پرداخت تنخواه : مبلغ تنخواه به صورت نقدی یا از طریق کارت اعتباری به فرد تنخواه دار پرداخت می‌شود.
ثبت هزینه‌ها : تمام هزینه‌های انجام شده باید با ارائه رسید و فاکتور به صورت دقیق ثبت شود.
تطبیق هزینه‌ها : به صورت دوره‌ای (مثلا هر ماه) هزینه‌های ثبت شده با موجودی تنخواه تطبیق داده می‌شود.
تجدید تنخواه : در صورتی که موجودی تنخواه به حداقل برسد، مبلغ مورد نیاز مجددا به فرد تنخواه دار پرداخت می‌شود.
مزایای استفاده از تنخواه
افزایش بهره‌وری : با حذف بروکراسی‌های اداری، زمان انجام کارها کاهش می‌یابد.
کاهش هزینه‌های بانکی : با استفاده از تنخواه، تعداد چک‌های صادر شده کاهش می‌یابد و در نتیجه هزینه‌های بانکی نیز کاهش می‌یابد.
کنترل بهتر بر هزینه‌ها : با ثبت دقیق هزینه‌ها، می‌توان به راحتی هزینه‌ها را تحلیل و کنترل کرد.
معایب استفاده از تنخواه
خطر اختلاس : در صورت عدم نظارت کافی، امکان سوء استفاده و اختلاس وجود دارد.
کاهش نقدینگی : نگهداری مبالغ زیاد وجه نقد در سازمان می‌تواند خطر سرقت را افزایش دهد.
نکات مهم در مدیریت تنخواه
انتخاب فرد مناسب : فردی که مسئولیت مدیریت تنخواه را بر عهده دارد باید امانتدار و دقیق باشد.
ثبت دقیق هزینه‌ها : تمام هزینه‌ها باید به همراه جزئیات کامل ثبت شوند.
تطبیق دوره‌ای هزینه‌ها : تطبیق دوره‌ای هزینه‌ها با موجودی تنخواه به جلوگیری از خطا کمک می‌کند.
استفاده از نرم افزارهای حسابداری : استفاده از نرم افزارهای حسابداری برای مدیریت تنخواه می‌تواند دقت و سرعت کار را افزایش دهد.
نتیجه گیری
در نهایت، تنخواه ابزاری مفید برای مدیریت هزینه‌های روزمره است اما باید با دقت و نظارت کافی مورد استفاده قرار گیرد تا از بروز هرگونه مشکل جلوگیری شود.
سوالات متداول
تفاوت تنخواه با صندوق چیست؟ صندوق برای پرداخت کلیه هزینه‌های سازمان استفاده می‌شود، در حالی که تنخواه برای پرداخت هزینه‌های خرد و روزمره کارمندان استفاده می‌شود.
چه مدارکی برای ثبت هزینه‌های تنخواه لازم است؟ رسید، فاکتور، تاریخ، مبلغ و شرح هزینه از جمله مدارکی هستند که برای ثبت هزینه‌های تنخواه لازم است.
چگونه می‌توان از اختلاس در تنخواه جلوگیری کرد؟ با انتخاب فرد مناسب، ثبت دقیق هزینه‌ها، تطبیق دوره‌ای هزینه‌ها و استفاده از نرم افزارهای حسابداری می‌توان از اختلاس در تنخواه جلوگیری کرد.